Cara Pintar Mengelola Multiple Email Accounts di Gmail
Bagi saya, Gmail benar-benar memberi kenyamanan dalam ber-email, sangat sesuai dengan tagline nya “Intuitive, efficient, and useful”. Dan saya bahkan kurang setuju dengan tagline lain dari Gmail: “And maybe even fun”, karena faktanya saya merasa: it really is extremely fun! Apalagi dengan hadirnya fitur-fitur pada Gmail Labs yang semakin beragam.
Image Source:http://www.chaaps.com
Pada artikel kali ini, saya akan menjelaskan salah satu tips untuk mengelola multiple email accounts secara efektif. Sebagai contoh saya menggunakan dua akun gmail yang berbeda, tapi tips ini bisa diterapkan juga untuk akun email selain gmail, yang Anda miliki pada Google Apps.
Salah satu fitur yang digunakan pada artikel ini adalah Gmail Quick Links, yang harus Anda aktifkan terlelbih dahulu pada tab “Labs” di Gmail Setting.
Di dalam tutorial ini saya akan mencoba mengelola akun email pada natha.cantik[at]gmail.com melalui satu email pusat di natha.center[at]gmail.com.
Pertama, Anda perlu menambahkan Forwarding Address pada email yang ingin Anda kelola.
Masuk ke mail setting:
Kemudian pada tab Forwarding and POP/IMAP, klik ‘Add a forwarding address’.
Masukkan email forwarding address yang juga akan kita gunakan sebagai email utama.
Anda akan menerima verification code, masukkan pada form isian dan klik Verify (atau Anda juga bisa klik link yang tersedia pada email verifikasi).
Perlu diperhatikan bahwa setelah Anda menambahkan forwarding address ini, tidak otomatis akan memforward email ke tujuan, karena secara default Gmail memakai pengaturan untuk “Disable forwarding”. Untuk mengaktifkannya, pilih pada option Forwarding ke “Forward a copy of incoming mail to …” kemudian klik Save Changes.
Setelah itu, masuk ke akun email utama dan klik Mail Settings.
Pada tab Accounts and Import perhatikan pada pilihan Send mail as. Secara default hanya terdapat satu akun email utama yang digunakan sebagai sender. Di sinilah salah satu keunggulan Gmail. Kita bisa mengatur dari akun mana email akan dikirim. Klik Add another email address you own.
Masukkan alamat email yang akan kita tambahkan sebagai sender.
Seperti pada langkah penambahan forwarding address, Anda akan diminta untuk memasukkan kode verifikasi yang dikirim ke email yang ingin Anda tambahkan. Dalam langkah ini, email kode verifikasi akan dikirim ke [email protected] Tetapi karena kita sudah menambahkan email utama sebagai forwarding address, Anda bisa langsung melihatnya di inbox email utama (di sini saya bisa langsung melihat pada inbox [email protected]). Setelah Anda memasukkan kode verifikasi, alamat email Anda sudah berhasil ditambahkan pada pilihan sender saat Anda membalas atau membuat email baru pada akun utama.
Pada langkah berikut, Anda akan membuat Quick Link untuk mempermudah dalam mengakses akun email Anda dalam satu akun utama. Saring email pada inbox yang ditujukan pada akun yang ingin Anda kelola, dengan mengetik pada form pencarian dalam format “to:(alamat email yang ingin dicari)” tanpa tanda petik.
Buat filter baru dengan kriteria tersebut. Untuk cara yang lebih cepat, klik tanda dropdown pada form pencarian, kemudian buat filter sesuai kebutuhan. Dalam contoh ini saya akan memasukkan semua email yang ditujukan ke natha.cantik[at]gmail.com pada folder (label) baru bernama “Natha Cantik” tanpa menyimpannya pada inbox utama untuk mengurangi redundancy.
Kemudian klik pada link label tersebut di sidebar kiri. Atau Anda bisa juga memasukkan format filter pada form pencarian “label:nama-label”. Dengan fitur Quick Link yang telah diaktifkan, kita bisa menambahkannya sebagai semacam shortcut untuk mempermudah dalam mengakses label tersebut.
Anda bisa memberi nama yang unik untuk mengaksesnya.
Yay! Sekarang Anda bisa dengan mudah mengakses email yang masuk pada akun lain melalui Quick Links di akun utama!
Setiap email masuk, saat Anda membalasnya, akan terdapat pilihan dari akun mana Anda akan mengirim balasan email tersebut.
Secara default, pada option From, Gmail akan menggunakan akun email utama. Tetapi tenang saja, Anda bisa mengatur agar pilihan default pengirim sesuai dengan alamat di mana email tersebut terkirim. Silakan masuk pada mail settings pada akun utama, klik tab Accounts and Import. Pada pilihan Send mail as, cari pilihan :When replying to a message:” dan pilih Reply from the same address the message was sent to. Selesai!
NB: Untuk alasan yang belum saya pahami, pada akun forwarding, secara default Gmail akan mengisi Reply-to address dengan alamat email kita sendiri. Jadi saat ada email dari John.doe[at]gmail.com yang dikirim pada natha.cantik[at]gmail.com, saat membalas email tersebut melalui natha.center[at]gmail.com, isian Reply-to address akan terisi natha.cantik[at]gmail.com atau alamat email yang kita isi pada pengaturan “Specify a different “reply-to” address”, bukan secara otomatis terisi John.doe[at]gmail.com (jadi kita harus mengubah Reply-to address secara manual).
